Wirtualny urzędnik w Stargardzie działa bez przerwy i pomaga załatwiać sprawy online

Stargardzianie coraz częściej mogą ominąć kolejkę w urzędzie i załatwić wiele formalności przez internet, bo miejski wirtualny urzędnik działa 24/7.

Rosnący ruch w Biurze Obsługi Klienta

W samym 2025 roku Biuro Obsługi Klienta Urzędu Miejskiego odwiedziło ponad 32 000 osób. Najczęściej mieszkańcy zgłaszali się w sprawach podatku od nieruchomości, zajęcia pasa drogowego oraz zaświadczeń planistycznych.

Skala tych wizyt pokazuje, jak duże jest zapotrzebowanie na szybkie i proste kanały obsługi. Dlatego część spraw została przeniesiona do internetu, gdzie użytkownik może rozpocząć formalności bez wychodzenia z domu i bez dopasowywania się do godzin pracy urzędu.

Jak działa wirtualny asystent

Żeby skorzystać z pomocy cyfrowego urzędnika, wystarczy kliknąć w odpowiedni odnośnik i opisać swoją sprawę albo wybrać ją z katalogu najczęściej załatwianych tematów. Asystent potrafi wskazać właściwy wydział, podpowiedzieć kolejne kroki i wyjaśnić, gdzie dana sprawa rzeczywiście powinna trafić.

System obejmuje ponad 150 procedur administracyjnych i ma do dyspozycji przeszło 360 formularzy gotowych do wypełnienia. Jeśli sprawa należy do innej instytucji, użytkownik otrzyma taką informację od razu, co ma ograniczyć błędne wizyty i niepotrzebne powroty do urzędu.

• pomaga wypełniać dokumenty krok po kroku,
• podaje informacje z karty sprawy,
• kieruje do właściwej instytucji, jeśli temat nie dotyczy Urzędu Miejskiego,
• przekierowuje do portali państwowych, gdy tam można sfinalizować sprawę.

Dostępność, języki i e-Doręczenia

Wirtualny urzędnik działa w języku polskim i angielskim, a jego rozwiązania dostosowano także do potrzeb osób z niepełnosprawnościami. To ważne, bo z usługi mogą korzystać zarówno osoby obyte z technologią, jak i ci, którzy potrzebują prostych wskazówek przy pierwszym kontakcie z urzędem.

System przypomina również o e-Doręczeniach, czyli możliwości wysyłania i odbierania listów poleconych do różnych urzędów bez wychodzenia z domu. Narzędzie zostało już przetestowane w ponad 1000 scenariuszy z życia wziętych i nadal uczy się na kolejnych przykładach.

Dlaczego to ważne dla mieszkańców

Dla lokalnej społeczności to przede wszystkim wygoda, oszczędność czasu i mniejsze ryzyko pomyłek. Mieszkańcy mogą szybciej ustalić, gdzie załatwić daną sprawę, uniknąć wizyt w niewłaściwym miejscu i sprawniej przejść przez formalności, które wcześniej wymagały osobistego stawiennictwa.

Rozwiązanie ma też znaczenie praktyczne dla osób, które chcą zorganizować swoje sprawy poza godzinami pracy urzędu. Dzięki temu obsługa administracyjna staje się bardziej elastyczna i lepiej dopasowana do codziennych potrzeb mieszkańców Stargardu.

Co dalej z cyfrową obsługą

Wirtualny urzędnik już teraz odpowiada na pytania, wskazuje właściwe procedury i prowadzi użytkownika przez dokumenty. Z czasem ma być jeszcze skuteczniejszy, bo system stale uczy się nowych przypadków i rozszerza bazę obsługiwanych sytuacji.

To oznacza, że zakres spraw możliwych do załatwienia online może się dalej zwiększać, a mieszkańcy zyskają kolejne narzędzie ułatwiające kontakt z administracją miejską.